Privacybeleid
Dit beleid legt uit hoe RecruiterHQ omgaat met persoonsgegevens op deze website, in het RecruiterHQ-platform (app.recruiterhq.app), op careers-pagina's en in het kandidatenportaal. We houden het zo kort en concreet mogelijk.
1. Wie we zijn
RecruiterHQ maakt recruitmentsoftware. Voor vragen over privacy, of om je rechten te gebruiken, mail je naar recruiterhqapp@protonmail.com.
2. Twee rollen: voor onze klanten, en voor onszelf
Als een organisatie werft met RecruiterHQ
Organisaties (onze klanten) gebruiken RecruiterHQ om vacatures te publiceren en sollicitaties af te handelen. Voor de gegevens van hun kandidaten en hun eigen medewerkers is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt wat er met de gegevens gebeurt en hoe lang ze bewaard blijven. RecruiterHQ is de verwerker en verwerkt deze gegevens alleen in opdracht van de organisatie, onder een verwerkersovereenkomst.
Gesolliciteerd? Neem voor vragen over je sollicitatiegegevens contact op met de organisatie waar je solliciteerde. In je kandidatenportaal zie je hoe lang je gegevens bewaard blijven en of je toestemming gaf voor de talentpool. Neem je contact met ons op, dan sturen we je verzoek door naar die organisatie.
Als we zelf beslissen
RecruiterHQ is verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van bezoekers van deze website, mensen die vragen om contact, de gebruikersaccounts van onze klanten (om de dienst te leveren en te beveiligen) en de facturatie.
3. Wat we verwerken en waarom
| Van wie | Wat | Waarom (grondslag) | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Bezoekers van de website | IP-adres, browser, opgevraagde pagina's, tijdstip (serverlogs). Geen analytics of tracking. | Beveiliging en het oplossen van storingen (gerechtvaardigd belang) | Een beperkte periode, daarna verwijderd |
| Mensen die vragen om contact | Naam, zakelijk e-mailadres, bedrijf, type team, bericht, of je een demo wilt | Je aanvraag beantwoorden (precontractuele stappen / gerechtvaardigd belang) | Zolang nodig voor de opvolging, maximaal 12 maanden tenzij je klant wordt |
| Gebruikers van het platform (recruiters, hiring managers, interviewers, beheerders) | Naam, e-mailadres, taal, wachtwoord (gehasht), tweefactorgeheim (versleuteld), sessies (browser, IP-adres, tijden), activiteitenlog, meldingsvoorkeuren | De dienst leveren aan onze klant (overeenkomst) en veilig houden (gerechtvaardigd belang) | Zolang het account bestaat; het activiteitenlog zolang het account van de organisatie bestaat |
| Factuurcontacten van klanten | Organisatienaam, factuur-e-mailadres, pakket, facturen, betaalstatus | Overeenkomst en wettelijke plichten (boekhouding) | Zolang de wet vereist (in Nederland 7 jaar voor de boekhouding) |
| Kandidaten (wij zijn verwerker) | Contactgegevens, cv en documenten, motivatie, antwoorden, berichten, statusgeschiedenis, gesprekken, interne beoordelingen en feedback, keuze voor de talentpool, AI-analyses | Bepaald door de organisatie waar je solliciteerde | De bewaartermijn die die organisatie instelt, zichtbaar in je kandidatenportaal |
We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
4. AI-functies
RecruiterHQ heeft AI-functies: vacatureteksten nakijken en vertalen, sollicitaties naast de eisen van een vacature leggen en passende mensen vinden in de talentpool van een organisatie. Deze functies draaien alleen als een gebruiker van de organisatie ze start.
- Alleen wat de functie nodig heeft wordt verstuurd: de vacaturetekst, en voor matching de tekst van het cv waarbij naam en contactgegevens eerst zijn verwijderd.
- Het AI-model wordt geleverd door Anthropic PBC (Verenigde Staten) via de API. Onder de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden deze gegevens niet gebruikt om modellen te trainen.
- AI beslist nooit. Het laat zien wat er in de documenten staat, met citaten als onderbouwing; mensen bij de organisatie nemen elke beslissing. Niemand wordt automatisch afgewezen, dus er is geen geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 AVG.
- Kandidaten die geen toestemming gaven voor de talentpool, of om verwijdering vroegen, doen niet mee in de talentpool-matching.
5. Waar je gegevens staan
Het RecruiterHQ-platform en de database worden gehost in de Europese Unie, op servers in Duitsland. E-mail wordt verstuurd via een EU-regio. Sommige dienstverleners (zie hieronder) zitten buiten de EU; daarvoor gebruiken we de waarborgen die de AVG vereist.
6. Wie ons helpt (subverwerkers)
| Dienstverlener | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hostingprovider | Servers en database van het platform | Duitsland (EU) |
| Mailgun Technologies, Inc. (Sinch) | E-mails versturen (meldingen, inloglinks) | EU-regio |
| Stripe | Betalingen en facturen van klanten. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe; wij zien ze nooit. | EU en Verenigde Staten |
| Anthropic PBC | AI-functies (zie hoofdstuk 4) | Verenigde Staten |
Organisaties kunnen zelf Slack of Microsoft Teams koppelen. Die krijgen dan een korte melding van een nieuwe sollicitatie (vacature en afdeling; de naam van de kandidaat alleen als de organisatie dat aanzet).
Voor doorgifte buiten de EU baseren we ons op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework, als de dienstverlener gecertificeerd is) of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Beveiliging
- Overal versleutelde verbindingen (HTTPS).
- Tweefactorauthenticatie is verplicht voor iedereen die in de omgeving van een organisatie werkt.
- Toegang per rol en per afdeling of klant, bij elk verzoek op de server gecontroleerd. De gegevens van elke organisatie zijn ook in de database zelf gescheiden.
- Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, tweefactorgeheimen versleuteld. Documenten zijn alleen beschikbaar na inloggen.
- Belangrijke acties worden vastgelegd in een activiteitenlog.
Een beveiligingsprobleem gevonden? Laat het ons weten via recruiterhqapp@protonmail.com.
8. Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van je persoonsgegevens, op beperking van en bezwaar tegen de verwerking, op overdraagbaarheid, en je kunt toestemming altijd intrekken. Kandidaten regelen veel hiervan direct in hun portaal, zoals hun keuze voor de talentpool wijzigen of om verwijdering vragen.
Mail recruiterhqapp@protonmail.com om je rechten te gebruiken. We antwoorden binnen een maand. Worden de gegevens voor een organisatie verwerkt (zie hoofdstuk 2), dan sturen we je verzoek naar hen door.
Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Wijzigingen
Als we dit beleid wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Is een wijziging belangrijk voor je, dan laten we het onze klanten vooraf weten.